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Consulta de movimientos de entrada y salida
El primer paso cuando iniciamos un almacén, es registrar las existencias y costos iniciales de todos los repuestos y consumibles que dimos de alta en el catálogo de repuestos.
A partir de que hemos registrado las existencias y costos iniciales, comienza el ciclo habitual en el que vamos registrando todos los movimientos de entrada y salida, encargándose el programa de mantener actualizadas las existencias y costos de acuerdo al método de costeo que hayamos elegido (Promedio, UEPS o PEPS).
Luego entonces, cada vez que ingresamos o sacamos algún repuesto o consumible del almacén, debemos documentarlo mediante la generación de un documento de entrada o salida.
Cada vez que registramos un movimiento de entrada o salida, el programa genera un documento con un número de folio consecutivo, permitiéndonos realizar consultas de todos los movimientos.
Un mismo documento de entrada o salida puede amparar el movimiento de uno o varios repuestos cuando éstos se realizan en un mismo movimiento.
Como ejemplo de movimientos podemos tener:
- Movimientos de entrada por compra
- Movimientos de entrada por fabricación interna u otro concepto
- Movimientos de salida para consumo de un repuesto o consumible
- Movimientos por Devoluciones
- Movimientos por corrección de documentos
- Movimientos por diferencias al realizar inventarios físicos
- Etc.
En el módulo “Movimientos de entrada y salida” podemos consultar todos los documentos de entrada y salida.
La opción de consulta anterior es útil cuando deseamos consultar el contenido de un documento.
Ahora supóngase que deseamos consultar todos los movimientos de un repuesto determinado.
Generación de un movimiento de entrada y salida
Cada vez que ingresamos o sacamos un repuesto o consumible del almacén, debemos documentarlo mediante la generación de un documento de entrada o salida. De igual forma, cuando deseamos hacer una corrección de un movimiento o algún ajuste por diferencias que resultasen de un inventario físico, debemos crear un documento de corrección o ajuste.
Para generar un documento, ingresa al módulo de “Movimientos de entrada y de salida” del menú principal del inventario de repuestos. A continuación, se mostrarán los movimientos realizados previamente. Para agregar un nuevo movimiento seleccione la herramienta de “Agregar” ubicada en la barra de herramientas.
En la ventana puedes registrar toda la información del movimiento:
Información general del movimiento:
- Fecha del documento
- Almacén en el que se hace el movimiento
- Tipo de movimiento:
- Entrada
- Salida
- Traspaso de otro almacén
- Traspaso a otro almacén
- Devolución de un movimiento de entrada
- Devolución de un movimiento de salida o vale
- Corrección de un movimiento anterior
- Proveedor u origen cuando se trata de una entrada
- Vale o destino cuando se trata de una salida, traspaso, devolución o corrección
- Referencia
- Centro de costos al cual se cargará el movimiento
- Divisa y tipo de cambio cuando se trata de una entrada
Una vez capturada la información general del movimiento podrás seleccionar los repuestos que se incluyen en el movimiento, indicando:
- Descripción del repuesto
- No. de parte
- Cantidad
- Unidad
- Costo cuando se trata de una entrada
En el caso de repuestos previamente registrados en el catálogo de repuestos, busque el repuesto dentro de la columna de descripción o código y agregue la cantidad y el costo del producto en su caso. En el caso de que el repuesto no exista en el catálogo, desde esta pantalla podrá agregar un repuesto nuevo al catálogo.
Para cada repuesto debe presionar el signo + para que este se registre en el documento. Presionando el signo + repetidamente puede ir agregando todos los repuestos que desee contener en el documento.
Una vez que se han registrado los movimientos podrá consultar toda la información referente a estos documentos seleccionando y enseguida abrir el panel de información.
Agiliza el ingreso y salida de tus repuestos utilizando un lector de código de barras
Para facilitar e ingresar los repuestos más rápido, puede utilizar un lector de código de barras.
Si el producto que está ingresando al almacén no tiene estampado un código de barras, en este momento puede imprimir una etiqueta con el código de barras del producto para que lo etiquete y en lo sucesivo le sea más fácil su identificación mediante el escaneo con un lector de código de barras.
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IP del servidor, nombre de usuario y contraseña del motor de bases de datos
Hoy en día prácticamente todas las empresas cuentan con al menos un profesional de IT que se encarga de entre muchas otras funciones, de administrar los datos y servidores de la empresa. Entre sus funciones se incluye la administración de un motor de base de datos, al cual por cuestiones de seguridad tiene acceso por medio de un nombre de usuario y una contraseña. De no ser así, cualquier persona podría entrar a la red y dar de alta bases de datos, consultar, modificar y hasta borrar información confidencial de la empresa.
Por ejemplo:
| MOTOR DE BASE DE DATOS | USUARIO ADMINISTRADOR POR OMISION | CONTRASEÑA (Sólo la conoce el administrador de IT) |
| MySQL | root | ****** |
| Microsoft SQL-Server | sa | ****** |
| Oracle | System | ****** |
| MariaDB | root | ****** |
| Firebird | SYSDBA | ****** |
Al momento de crear una base de datos o una conexión nueva en el MP, el programa solicita el nombre del servidor o IP en donde se creará o se encuentra la base de datos a la cual deseas conectarte, así como un nombre de usuario y su contraseña.
El usuario y contraseña que aquí se solicitan, son precisamente aquellos que permiten el acceso al motor de base de datos con permisos privilegios para crear la base de datos.
Ahora bien, el administrador de la base de datos puede además crear diferentes cuentas de usuario para permitir el acceso a más personas otorgándoles permisos y privilegios personalizados.
Con la finalidad de no utilizar el usuario administrador de IT y su respectiva contraseña cada vez que el departamento de mantenimiento requiera crear una base de datos o una conexión a una base de datos existente, lo recomendable es que el administrador de IT cree una cuenta de usuario específica para el departamento de mantenimiento.
Una sola cuenta de usuario al motor de base de datos es suficiente para la creación y conexión de múltiples bases de datos.
El usuario y contraseña que aquí se solicitan, no tiene ninguna relación con las licencias de uso adquiridas ni con la cantidad de usuarios que podrán accesar a la base de datos, por lo que una sola cuenta de usuario puede ser suficiente, ya que en este caso se refiere expresamente al usuario y contraseña del motor de base de datos.
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